Hãy tưởng tượng bạn là huấn luyện viên cá nhân (PT). Một khách hàng than rằng họ “đau đầu gối khi squat.” Bạn có dặn họ đừng tập squat nữa?
Chắc chắn là không. Bạn sẽ kiểm tra form, đánh giá cơ địa, hỏi về thói quen vận động – bởi vì bạn biết:
👉 Cơn đau không phải là vấn đề – nó là triệu chứng của một vấn đề sâu hơn.
Trong thế giới vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là các phòng gym, “waste” – hay lãng phí – cũng là triệu chứng. Và nếu bạn chỉ sửa phần ngọn, mà không đi vào gốc rễ, bạn đang bỏ lỡ cơ hội cải tiến thật sự.
Phân biệt rõ: Hiệu quả vs Hiệu lực
Giống như một bài tập được thiết kế tốt có cả cường độ và kỹ thuật, trong Lean có hai thước đo quan trọng:
- Hiệu quả (Efficiency): Sử dụng tối ưu các nguồn lực như nhân viên, thiết bị, chi phí.
Ví dụ: Tỷ lệ PT phục vụ được bao nhiêu khách mỗi ngày? Lượng điện tiêu thụ mỗi giờ hoạt động? - Hiệu lực (Effectiveness): Đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
Ví dụ: Khách có hài lòng với trải nghiệm không? Họ có quay lại sau buổi tập thử?
Nếu chỉ làm hiệu quả mà không hiệu lực – bạn đang tiết kiệm chi phí để phục vụ sai mục tiêu.
3 loại hoạt động trong mọi quy trình phòng gym
Mỗi quy trình – từ đăng ký thành viên đến đặt lịch PT – đều có 3 loại bước:
- Value-Added (VA):
Khách hàng sẵn sàng trả tiền cho nó.
👉 Ví dụ: Buổi tập 1–1 có PT, phân tích chỉ số cơ thể, kế hoạch tập cá nhân hóa. - Business-Value-Added (BVA):
Khách không muốn trả tiền cho nó, nhưng bắt buộc phải có vì luật, quy định hoặc hệ thống.
👉 Ví dụ: Kiểm tra giấy tờ đăng ký, cập nhật dữ liệu khách trên CRM, quy trình kế toán. - Non-Value-Added (NVA):
Không tạo giá trị, không bắt buộc – hoàn toàn có thể loại bỏ.
👉 Ví dụ: Nhân viên phải gửi 3 email để xác nhận một booking, khách phải điền form giấy rồi nhập lại vào hệ thống.
Đừng gọi “rác” là “vàng”
Một cái bẫy phổ biến: gọi NVA là BVA để tránh loại bỏ.
“Không bỏ được đâu, cái này vẫn có vẻ quan trọng mà…”
Khi bạn bắt đầu lý luận để giữ lại quy trình rối rắm, bạn đang từ chối cải tiến.
Lean dạy ta: Hãy nhìn kỹ, dũng cảm cắt bỏ, và cải tiến cái cần giữ.
8 loại lãng phí phổ biến trong vận hành – và ví dụ ngay tại gym của bạn
- Overproduction – Làm nhiều hơn cần thiết
- In quá nhiều tờ rơi mà không phân phát kịp
- Chuẩn bị phòng tập cho 30 người khi chỉ có 8 khách
- Motion – Di chuyển thừa thãi
- PT phải đi xuống tầng 1 lấy dụng cụ
- Lễ tân chạy đi chạy lại để lấy phiếu tập
- Inventory – Hàng tồn, giấy tờ tồn
- Hàng đống hợp đồng khách cũ chưa xử lý
- Găng tay, thảm yoga mua dư không dùng đến
- Transportation – Di chuyển vật liệu không cần thiết
- File hồ sơ khách di chuyển giữa 2 chi nhánh
- Mẫu thử thực phẩm chức năng bị gửi nhầm địa điểm
- Waiting – Chờ đợi
- Khách đợi duyệt booking lớp
- Nhân viên chờ thiết bị được bảo trì
- Underutilized People – Nhân lực không được khai thác đúng
- Nhân viên lễ tân có khả năng xử lý CRM nhưng chỉ nhận điện thoại
- Không hỏi ý kiến PT về cải tiến giáo trình
- Defects – Lỗi
- In sai tên khách trên thẻ
- Lỗi nhập lịch PT dẫn đến trùng giờ
- Overprocessing – Làm quá mức cần thiết
- Đòi khách xác nhận booking qua email, rồi điện thoại, rồi lại xác nhận trên app
- 3 bước kiểm tra trước khi mở tài khoản tập thử
Kết luận: Cải tiến không bắt đầu từ những gì hư hỏng, mà bắt đầu từ những gì thừa thãi
Khi bạn học được cách nhìn thấy những “lãng phí” không ai gọi tên – bạn đã sẵn sàng cho hành trình Lean thật sự.
👉 Follow Vũ Hải để học thêm về cách phát hiện “triệu chứng” vận hành và tái thiết lại quy trình gym: facebook.com/vuhai.fitness
