8 lãng phí âm thầm hủy hoại phòng tập

Có một điều thú vị về lãng phí: nó không ồn ào, hoành tráng rồi đổ sập vào doanh nghiệp của bạn. Nó len lỏi như một vết nứt nhỏ trong bức tường âm thầm, từng chút và nếu không phát hiện sớm, một ngày nó sẽ làm mọi thứ đổ sụp.

Trong các đợt khảo sát phòng tập, điều khiến tôi ấn tượng không phải là những sai sót lớn mà là những lãng phí nhỏ, lặp đi lặp lại hàng ngày. Đó là những biểu mẫu in thừa, những giờ chờ đợi vô nghĩa, những lần quay đi quay lại giữa quầy lễ tân và kho để khăn tắm.
Taiichi Ohno – cha đẻ của Hệ thống Sản xuất Toyota đã mô tả rất rõ điều này: lãng phí là kẻ thù thầm lặng của hiệu quả.

Dưới đây là 8 loại lãng phí kinh điển trong Lean và cách chúng đang âm thầm “ăn mòn” hiệu suất trong các phòng tập·.

1. Lãng phí sản xuất dư thừa (Overproduction)

Lãng phí này xảy ra khi làm nhiều hơn hoặc sớm hơn so với nhu cầu thực tế. Ví dụ: in hàng loạt tài liệu quảng cáo mà khách không đọc; tạo báo cáo chi tiết mà không ai sử dụng.

Ví dụ ở phòng gym:

• Hẹn khách hàng 16h bắt đầu tập nhưng lại đến chờ trước 30 phút.
• Phòng tập đặt in 10.000 tờ rơi để phát trong 1 tháng, nhưng thực tế chỉ 30% được phát hết, còn lại bỏ kho và lạc hậu khi chương trình kết thúc.
• Soạn giáo án tập luyện “One size fits all”: HLV chuẩn bị sẵn giáo án cho 50 hội viên, nhưng chỉ 10 người sử dụng vì nhu cầu cá nhân khác nhau.

Hệ quả: Tốn nguồn lực để làm ra thứ không ai cần → gây tồn kho, chi phí in ấn, nhân sự xử lý vô ích.

2. Lãng phí chờ đợi (Waiting)

Đây là dạng lãng phí dễ thấy nhất: khách hàng hoặc nhân viên phải chờ vì nút thắt trong quy trình. Waiting chính là “kẻ thù số 1” của trải nghiệm khách hàng.

Một số dấu hiệu phổ biến:

• Khách phải xếp hàng dài check-in: giờ cao điểm 18h–20h, hội viên chờ 10–15 phút chỉ để quẹt thẻ.
• HLV chờ khách hoặc khách chờ HLV: do lịch không đồng bộ, khách đến nhưng HLV đang bận lớp khác.
• Khách chờ máy tập: thiếu bố trí hợp lý, dẫn đến dồn ứ ở một vài máy phổ biến (máy chạy, squat rack).

Hệ quả: Khách hàng khó chịu, nhân viên mất năng suất, quy trình ách tắc.

3. Lãng phí do tồn kho (Inventory)

Tồn kho là sản phẩm dư thừa, công việc dở dang hoặc dữ liệu, hồ sơ chưa xử lý, dẫn đến chậm trễ và sai sót.

Trong phòng gym, điều này có thể là:

• In hàng loạt brochure chương trình mới nhưng khách không lấy.
• Tài liệu tập huấn nhân viên tồn đọng không được dùng.
• Văn phòng phẩm hoặc khăn tập chất đống mà không được kiểm kê.

Hệ quả: Công việc dở dang, hồ sơ chậm trễ, dễ phát sinh lỗi và gây khách hàng phàn nàn.

4. Lãng phí vận chuyển (Transportation)

Là sự di chuyển thông tin, hồ sơ, hoặc vật tư nhiều lần giữa các bộ phận mà không tạo thêm giá trị.

Một vài ví dụ quen thuộc:

• Khách đăng ký offline phải chuyển hợp đồng qua nhiều bàn (lễ tân → kế toán → quản lý), mất thời gian kích hoạt thẻ.
• Email qua lại giữa bộ phận sale – chăm sóc khách hàng – kỹ thuật app chỉ để xử lý 1 lỗi đăng nhập.
• In ấn tài liệu tại trụ sở chính rồi gửi chuyển phát nhanh đến từng chi nhánh.

Hệ quả: Tăng thời gian, rủi ro thất lạc, thông tin sai lệch khi qua nhiều khâu.

5. Lãng phí di chuyển (Motion)

Nhân viên phải đi lại, xoay xở nhiều lần để tìm tài liệu, thiết bị, hay làm thao tác không cần thiết.

Trong ngành Fitness, nó xuất hiện ở:

• Lễ tân phải đi qua 3 phòng để lấy hợp đồng mỗi khi có khách đăng ký.
• HLV tìm dụng cụ mất thời gian do bố trí không khoa học, tạ để lộn xộn.
• Khách phải chạy lên xuống nhiều tầng để đổi phòng tập hoặc lấy tủ đồ.

Hệ quả: Nhân viên mất sức, tốn thời gian tìm kiếm, dễ mệt mỏi và sai sót.

6. Lãng phí do không tận dụng con người (Underutilized People)

Lãng phí xảy ra khi nhân viên chỉ làm công việc lặp lại, không được khai thác hết kỹ năng, hoặc không tham gia cải tiến.

Trong phòng gym, điều này có thể là:

• HLV giỏi marketing nhưng chỉ được giao huấn luyện, không hỗ trợ truyền thông.
• Nhân viên CSKH không được tham gia cải tiến quy trình dù tiếp xúc khách hàng hằng ngày.
• Lễ tân biết phân tích dữ liệu nhưng chỉ làm nhiệm vụ check-in.

Hệ quả: Nhân viên chán nản, mất động lực, ý tưởng cải tiến bị bỏ phí.

7. Lãng phí do lỗi sai (Defects)

Mỗi sai sót đều phải trả giá bằng thời gian, công sức và đôi khi là niềm tin của khách hàng.

Ví dụ cụ thể:

• Thông tin khách hàng nhập sai khiến hội viên không thể truy cập ứng dụng.
• Máy đo Inbody cho kết quả sai vì PT không check lại thông tin.
• Tư vấn nhầm gói tập dẫn đến khiếu nại.

Hệ quả: Làm lại nhiều lần, tốn chi phí khắc phục, ảnh hưởng uy tín thương hiệu.

8. Lãng phí xử lý quá mức (Overprocessing)

Lãng phí này xuất hiện khi làm nhiều hơn mức khách hàng yêu cầu hoặc thêm bước mà khách không quan tâm.

Trong môi trường phòng gym:

• Quá nhiều bước thu thập thông tin và nhập liệu trước khi khách đăng ký member.
• Yêu cầu khách điền 3 mẫu form (thông tin cá nhân, sức khỏe, hợp đồng) với nội dung trùng lặp.
• Kiểm tra nhiều vòng cho một yêu cầu nhỏ: khách muốn đổi giờ tập, phải xin HLV → trưởng bộ phận → quản lý duyệt.

Hệ quả: Thêm bước không tạo giá trị, khiến khách mệt mỏi và nhân viên lãng phí công sức.