Giới Lean hay kể một câu chuyện kinh điển: CEO của một tập đoàn sản xuất Nhật Bản từng bỏ ra trọn một tuần để cùng nhân viên dọn dẹp nhà máy và đo từng bước chân trên dây chuyền. Ông làm vậy không phải vì rảnh việc, mà vì ông hiểu: chuyển đổi chỉ bắt đầu khi lãnh đạo dám bước xuống sàn.
Ở phòng tập, mọi việc diễn ra rất nhanh và dựa nhiều vào con người, nên trong các dự án Lean càng không thể thiếu vai trò của lãnh đạo. Vai trò đó không nằm trên giấy tờ hay trong những cuộc họp căng thẳng, mà là có mặt thật, bắt tay làm thật.
Lean không bắt đầu từ phòng họp, nó bắt đầu từ hiện trường
Nhiều phòng gym nghĩ rằng muốn cải tiến vận hành thì chỉ cần giao việc cho bộ phận quản lý vận hành, hoặc thuê một đơn vị tư vấn là xong.
Sự thật thì khác: Lean không tạo ra giá trị từ các cuộc họp, mà từ những việc làm nhỏ.
Khi lãnh đạo cấp cao có mặt tại hiện trường, cùng đội ngũ quan sát quy trình, lắng nghe khách hàng, thử cách làm mới, một điều đặc biệt xảy ra: tầm nhìn chiến lược nối được với thực tế vận hành.
Bạn không thể đòi nhân viên thay đổi khi chính bạn vẫn ngồi ở xa và chỉ đạo vọng xuống.
3 lý do lãnh đạo nên tham gia những dự án đầu tiên
- Tự trải qua mới hiểu:
Không slide PowerPoint nào cho bạn thấy quy trình check-in rối tới đâu bằng việc tự đứng ở quầy vào giờ cao điểm. - Gieo niềm tin:
Lean đôi khi vấp phải rào cản văn hóa kiểu “Làm thế này quen rồi.” Nhưng khi nhân viên thấy lãnh đạo tham gia nghiêm túc, họ bắt đầu tin rằng: “À, lần này không phải phong trào nữa.” - Gỡ bỏ sự hoài nghi:
Tổ chức nào cũng có người hoài nghi: “Cái này chỉ là trào lưu thôi.” Nhưng một sự kiện đột phá Lean có CEO có mặt lại nặng ký hơn bất kỳ bản kế hoạch nào.
Lãnh đạo không cần tham gia toàn thời gian
Ai cũng biết thời gian của lãnh đạo rất quý, nên không cần họ có mặt liên tục mỗi ngày.
Chỉ cần 5 tới 6 ngày, ở buổi khởi động (Kickoff) và những sự kiện quan trọng, là đủ để thay đổi cách nhìn.
Những sự kiện này thường gọi là Lean Breakthroughs: chọn một vấn đề cụ thể, mổ xẻ, cải tiến và chạy thử ngay trong vài ngày. Nhịp nhanh, kết quả thấy rõ, và rất hợp với lãnh đạo vì:
- Thấy được kết quả ngay
- Hiểu sâu nguyên lý Lean qua việc tự làm
- Thấy rõ rào cản văn hóa hoặc quy trình nào cần thay đổi
Nội bộ chưa đủ sức? Hãy mời chuyên gia bên ngoài tiếp sức
Giai đoạn đầu, khi doanh nghiệp chưa có người trong nhà am hiểu Lean, nhất là các phòng gym nhỏ và vừa, thì mời chuyên gia bên ngoài dẫn dắt các sự kiện là hợp lý. Một chuyên gia giỏi không chỉ hướng dẫn kỹ thuật, mà còn giúp:
- Giữ nhịp cho sự kiện, không để sa đà vào phân tích lý thuyết
- Giữ lửa cho nhóm, để mọi người luôn trong tâm thế bắt tay làm
- Làm mẫu cho lãnh đạo, để họ thấy cách quan sát, đặt câu hỏi và cải tiến
Từ hoài nghi sang hành động: chỉ cần một trải nghiệm đúng lúc
Sau lần đầu tham gia Lean Breakthrough, một người quản lý vận hành từng nói:
“Trước đây tôi nghĩ Lean là lý thuyết học thuật.
Nhưng sau 3 ngày, tôi thấy được rằng có những cách đơn giản để cải tiến mà trước giờ mình không nhìn thấy.”
Đó chính là điều Lean muốn: đổi cách nghĩ của người ta không bằng thuyết phục, mà bằng trải nghiệm.
Gym Tinh Gọn: nơi lãnh đạo học cách bắt tay làm, không chỉ nói miệng
Ở Gym Tinh Gọn, chúng tôi đã đồng hành và quan sát nhiều trường hợp áp dụng Lean thành công. Điều chúng tôi thấy rõ hơn cả là:
Tổ chức nào có lãnh đạo cùng làm với đội ngũ, không đứng ngoài chỉ trỏ, thì tổ chức đó cải tiến nhanh và bền hơn cả.
Nếu bạn là chủ phòng tập và đang tự hỏi: “Mình có nên tham gia ngay từ giai đoạn đầu không?”, thì câu trả lời là: Có, càng sớm càng tốt.
