Lean không bắt đầu từ phòng họp

Có một câu chuyện kinh điển trong giới Lean kể rằng: Một CEO của một tập đoàn sản xuất Nhật Bản từng dành nguyên một tuần để cùng đội ngũ dọn dẹp nhà máy và đo từng bước chân trong dây chuyền sản xuất. Không phải vì ông ấy không có việc gì làm, mà bởi vì ông hiểu: chuyển đổi chỉ bắt đầu khi lãnh đạo dám bước xuống sàn.

Trong môi trường phòng tập, nơi mọi thứ diễn ra rất nhanh và phụ thuộc vào con người vai trò của lãnh đạo trong các dự án Lean lại càng không thể thiếu. Không phải trên giấy tờ hay các cuộc họp căng thẳng mà là hiện diện thực sự, tham gia thực sự.

---

Lean không bắt đầu từ phòng họp, nó bắt đầu từ hiện trường

Nhiều phòng gym nghĩ rằng để cải tiến vận hành, chỉ cần giao việc cho bộ phận quản lý vận hành hoặc thuê một đơn vị tư vấn là đủ.
Nhưng sự thật là: Lean không tạo ra giá trị từ những cuộc họp, nó tạo ra giá trị từ những hành động nhỏ.
Khi đội ngũ lãnh đạo cấp cao xuất hiện tại hiện trường, cùng đội nhóm quan sát quy trình, lắng nghe khách hàng, thử nghiệm cải tiến, một điều đặc biệt xảy ra: tầm nhìn chiến lược kết nối với thực tế vận hành.

Bạn không thể yêu cầu nhân viên thay đổi nếu chính bạn vẫn ngồi xa và chỉ đạo từ xa.

3 lý do quan trọng khiến lãnh đạo nên tham gia vào những dự án đầu tiên

1. Trải nghiệm để thấu hiểu:
   Không có slide PowerPoint nào giúp bạn cảm nhận được sự phức tạp của quy trình check-in bằng việc trực tiếp đứng tại quầy vào giờ cao điểm.
2. Lan tỏa niềm tin:
   Lean đôi khi gặp rào cản văn hóa: “Làm thế này quen rồi.” Nhưng khi nhân viên thấy lãnh đạo tham gia một cách nghiêm túc, họ bắt đầu tin rằng: “À, lần này không phải phong trào nữa.”
3. Phá vỡ sự hoài nghi:
   Mọi tổ chức đều có những người hoài nghi: “Cái này chỉ là trào lưu thôi.” Nhưng một sự kiện đột phá Lean có sự hiện diện của CEO lại có sức nặng lớn hơn bất kỳ bản kế hoạch nào.

---

Lãnh đạo không cần tham gia fulltime

Thời gian của lãnh đạo là quý giá, ai cũng biết. Vì vậy không cần họ hiện diện liên tục hàng ngày.
Chỉ cần 5–6 ngày, trong buổi Kickoff và những sự kiện quan trọng là đủ để tạo ra thay đổi nhận thức.

Những sự kiện này thường được gọi là Lean Breakthroughs, nơi một vấn đề cụ thể được chọn, mổ xẻ, cải tiến và thử nghiệm ngay trong vài ngày. Tốc độ nhanh, tác động rõ ràng, và đặc biệt phù hợp với lãnh đạo vì:

• Có thể thấy ngay kết quả
• Hiểu sâu về nguyên lý Lean qua trải nghiệm thực tế
• Thấy rõ rào cản văn hóa hoặc quy trình cần thay đổi

Chưa sẵn sàng nội lực? Hãy mời chuyên gia bên ngoài hỗ trợ

Trong giai đoạn đầu, khi doanh nghiệp – đặc biệt là các phòng gym nhỏ và vừa chưa có đội ngũ nội bộ am hiểu Lean, việc mời chuyên gia ngoài để dẫn dắt các sự kiện là hoàn toàn hợp lý. Một chuyên gia tốt sẽ không chỉ hướng dẫn kỹ thuật, mà còn giúp:

• Tạo nhịp độ cho sự kiện, tránh sa vào phân tích lý thuyết
• Giữ năng lượng nhóm, giúp mọi người giữ tinh thần hành động liên tục
• Làm gương cho lãnh đạo, để thấy cách quan sát, đặt câu hỏi và cải tiến

Chuyển hóa từ hoài nghi thành hành động – chỉ cần một trải nghiệm đúng lúc

Một người quản lý vận hành từng nói sau khi tham gia Lean Breakthrough đầu tiên:

“Trước đây tôi nghĩ Lean là lý thuyết học thuật.
Nhưng sau 3 ngày, tôi thấy được rằng có những cách đơn giản để cải tiến mà trước giờ mình không nhìn thấy.”

Và đó chính là điều mà Lean mong muốn: chuyển hóa nhận thức không qua thuyết phục – mà qua trải nghiệm.