Thời gian: Kẻ thù thầm lặng trong phòng tập

Mỗi phút trôi qua, quy trình đang nói điều gì đó với bạn
Trong một quy trình, thời gian không trôi đều. Nó chia thành nhiều nhánh – giống như một dòng sông có nơi chảy xiết, nơi thì lặng lẽ tù đọng. Để hiểu dòng chảy đó, Lean phân tách thời gian thành 7 loại chính.

1. Cycle Time – Thời gian chu kỳ

Đây là nhịp đập của từng hoạt động. Nó cho biết: mất bao lâu để hoàn thành một đơn vị công việc?
Ví dụ: Mỗi lần nhân viên lễ tân check-in một hội viên mất bao nhiêu giây?

2. Value-Added Time – Thời gian tạo giá trị

Đây là phần “kim cương” trong cả chuỗi.

• Là thời gian PT hướng dẫn khách đúng kỹ thuật.
• Là lúc khách thực sự tập luyện, sử dụng dịch vụ mà họ đã trả tiền.

3. Business-Value-Added Time – Thời gian tạo giá trị cho doanh nghiệp

Khách hàng không yêu cầu, nhưng doanh nghiệp buộc phải thực hiện.

• In hợp đồng theo quy định pháp lý
• Ghi chép báo cáo nội bộ
  → Không tạo giá trị với khách, nhưng bắt buộc phải có.

4. Non-Value-Added Time – Thời gian không tạo giá trị

Đây là thời gian “chết”. Khách không muốn, doanh nghiệp không cần – nhưng vẫn xảy ra.

• Gõ lại dữ liệu do sai sót
• Dò lại thông tin do file thất lạc
• In lại tài liệu vì lỗi chính tả

Lean gọi đây là vùng nguy hiểm cần loại bỏ.

5. Wait Time – Thời gian chờ

Là khoảnh khắc không ai làm gì cả và mọi thứ đều chững lại:

• Khách chờ đến lượt gọi điện
• PT chờ khách thay đồ
• Khách chờ thang máy hoặc hóa đơn
  → Thời gian chờ luôn là lãng phí có thể cắt giảm.

6. Transport Time – Thời gian vận chuyển

Đây là thời gian mất đi để di chuyển thông tin hoặc vật chất từ nơi này sang nơi khác.

• Gửi bảng giá từ cơ sở A sang cơ sở B
• Di chuyển hóa đơn lên phòng kế toán
• Lưu trữ dữ liệu thủ công sang các hệ thống

7. Throughput Time – Thời gian xử lý thực tế

Đây là “hành trình” của một quy trình – từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất.
Nó đo toàn bộ thời gian thực tế mà khách hàng hoặc sản phẩm phải trải qua.
→ Trong nhà máy, gọi là door-to-door. Trong dịch vụ, nó là khách bước vào – khách rời đi.

Lead Time: Chìa khóa của trải nghiệm khách hàng

Khách hàng không quan tâm bạn mất bao lâu để làm từng bước. Họ chỉ quan tâm:

Tôi đặt hàng lúc 9h – đến mấy giờ thì tôi nhận được kết quả?

Đó chính là Lead Time – thời gian giao hàng.
Nó bao gồm mọi loại thời gian phía trên. Dưới góc nhìn Lean:

Lead time = Cycle time + Wait time + Transport time + Other non-value-added time

Hoặc:

Lead time = Value-added time + Business-value-added time + Non-value-added time

Chỉ số vàng: Hiệu suất quy trình (Process Efficiency)

Lean có một chỉ số đáng sợ vì nó rất thật:

Trong toàn bộ thời gian khách hàng phải chờ, bao nhiêu phần trăm là thực sự có giá trị?

Đó là công thức:

Process Efficiency = (Value-added time / Total lead time) × 100

Nếu chỉ số này là 5%, điều đó có nghĩa:

95% thời gian của khách bị lãng phí.

As-Is → To-Be → Aspirational

Khi áp dụng Lean, bạn đang bắt đầu một hành trình thời gian ba tầng:

1. As-Is – Quy trình hiện tại (đo và nhận diện)
2. To-Be – Quy trình tương lai (thiết kế lại)
3. Aspirational – Trạng thái lý tưởng (định vị tầm nhìn dài hạn)

→ Giống như bạn không chỉ giảm mỡ bụng. Bạn đang thiết kế lại toàn bộ hệ sinh thái vận hành của phòng tập.

Tạm kết: Thời gian là tiếng nói trung thực nhất của quy trình

Bạn có thể tô điểm quy trình bằng slide, KPI, báo cáo. Nhưng thời gian không nói dối. Nó nói cho bạn biết:

• Quy trình có trơn tru không?
• Khách hàng đang khó chịu ở đâu?
• Và liệu tổ chức của bạn đang phát triển hay trì trệ?

Trong Lean, thành công không được đo bằng sản lượng, mà bằng cách bạn sử dụng thời gian.