Thử hình dung bảy giờ tối ở phòng bạn. Một hội viên ra quầy mượn dây kháng lực. Lễ tân lục hai ngăn kéo không thấy, đành gọi huấn luyện viên (PT) ca tối. PT chạy vào kho, năm phút sau quay ra tay không, vì sợi dây đã nằm dưới gầm ghế khu tạ từ ca chiều. Trong lúc đó, hàng chờ check-in đã dài thêm bốn người.
Ở đây không ai cố tình làm sai. Ca chiều cất dây vào chỗ mình thấy hợp lý, ca tối lại tìm ở chỗ mình quen. Phòng chưa có quy ước chung món nào để ở đâu, nên ai cũng phải dựa vào trí nhớ.
5S là công cụ gỡ đúng kiểu rối này. Sổ tay Yellow Belt của ASQ xếp 5S vào nhóm công cụ đơn giản, ít tốn nguồn lực, làm ngày nào thấy hiệu quả ngày đó. Bài này đi cùng bạn qua sáu bước, kèm một phiếu chấm cho quầy lễ tân, khu tạ và phòng thay đồ.
5S là gì
5S là năm bước sắp xếp và giữ nếp nơi làm việc. Công cụ này có gốc từ Nhật, và được gọi là 5S vì năm chữ tiếng Nhật đều bắt đầu bằng S. Ở Việt Nam, năm bước này quen được gọi là Sàng lọc (Seiri, Sort), Sắp xếp (Seiton, Set in order), Sạch sẽ (Seiso, Shine), Săn sóc (Seiketsu, Standardize) và Sẵn sàng (Shitsuke, Sustain). Sổ tay Quản lý Chất lượng và Xuất sắc Tổ chức của ASQ (gọi tắt là sổ tay CMQ/OE) ghi rằng 5S khởi đầu từ “4S” của Taiichi Ohno ở Toyota đầu thập niên 1950.
Nói nôm na: bỏ cái thừa, đặt cái cần vào đúng chỗ, lau sạch để thấy chỗ hỏng, chụp lại hình mẫu, rồi giữ nếp đó mỗi ngày.
Năm chữ S, năm việc làm được ngay ở phòng tập
Ba bước đầu đưa khu về hình mẫu, hai bước sau giữ hình mẫu đó qua mọi ca.
Làm gọn khu
- S1Sàng lọcMón một tuần không ai dùng thì gắn thẻ đỏ, dời vào thùng riêng.
- S2Sắp xếpDán nhãn số cân trên kệ, vẽ bóng hình tạ đơn lên mặt kệ.
- S3Sạch sẽLau ghế tạ là sờ đệm, lắc chân ghế, hỏng thì ghi sổ.
Giữ nếp mỗi ca
- S4Săn sócChụp ảnh khu đạt chuẩn, dán ngay tại khu để người mới nhìn là biết.
- S5Sẵn sàngChấm phiếu 5 phút cuối mỗi ca, công khai bảng điểm.
Ngay từ đầu, bạn nên nhớ hai điều. Thứ nhất, sổ tay CMQ/OE nói rõ 5S không phải một đợt dọn dẹp, mà là một dạng công việc chuẩn phải lặp lại lần nào cũng như lần nào. Thứ hai, ở chương Công cụ Lean, sổ tay Green Belt của ASQ định nghĩa Sàng lọc là tách ra việc cần làm và bỏ các bước không cần, chứ không chỉ bỏ đồ vật. Ở phòng tập, bạn sàng lọc cả thao tác. Ví dụ lễ tân đang ghi sổ tay rồi lại nhập phần mềm cho cùng một lượt check-in.
5S đánh vào lãng phí nào
Trong 8 lãng phí, 5S đánh thẳng vào bốn loại:
- Thao tác thừa: đi tìm đồ, cúi lục ngăn kéo, chạy qua chạy lại kho.
- Chờ đợi: khách đứng chờ trong lúc nhân viên tìm khóa tủ, bút ký, hồ sơ.
- Lỗi: ghế tạ rách đệm, ốc máy lỏng mà không ai thấy. Sổ tay Green Belt và Yellow Belt đều nói bước Sạch sẽ giúp lộ ra nhiều vấn đề chất lượng.
- Tồn kho: tờ rơi hết hạn, áo quà tặng không ai mặc, máy hỏng chiếm góc sàn.
Nếu bạn sàng lọc cả thao tác, 5S còn chạm tới Quy trình dư thừa.
Các bước làm 5S ở phòng tập
- Chọn một khu và chụp ảnh “trước”. Đừng làm cả phòng một lượt, hãy bắt đầu từ quầy lễ tân. Hẹn 45 phút vào giờ thấp điểm, gọi đúng những người đứng quầy ở cả ba ca, và chụp bốn góc quầy trước khi đụng vào bất cứ thứ gì.
- Sàng lọc bằng thẻ đỏ. Nhấc từng món lên và hỏi: một tuần qua có ai dùng nó không? Món không dùng thì gắn thẻ đỏ và dời vào một thùng riêng trong kho, đúng nguyên tắc “phân vân thì cứ dời ra” mà sổ tay CMQ/OE nêu. Ở quầy, thùng này thường có bút hết mực, tờ rơi tháng trước, vài cái sạc không ai nhận. Để hai tuần mà không ai hỏi tới thì xử lý.
- Sắp xếp: mỗi thứ một chỗ, đồ hay dùng để gần tay. Ở khu tạ, dán nhãn số cân trên kệ theo thứ tự tăng dần, vẽ viền hình tạ đơn lên mặt kệ để liếc qua là biết thiếu quả nào. Dây kháng lực thì treo móc cạnh khu thảm thay vì cất trong kho.
- Sạch sẽ: lau để nhìn, không chỉ để sạch. Ở phòng thay đồ, người lau đi một vòng cố định: gương, rồi bồn rửa, rồi sàn. Mỗi lần lau ghế tạ cũng là một lần sờ đệm, lắc thử chân ghế, thấy hỏng gì thì ghi sổ ngay.
- Săn sóc: chụp ảnh khu đạt chuẩn và dán tại chỗ. Sổ tay CMQ/OE gợi ý cách này. Người mới vào ca nhìn ảnh là biết phải trả khu về đúng hình dạng nào, thay vì phải đi hỏi.
- Sẵn sàng: chấm ngắn cuối mỗi ca. Cả sổ tay Green Belt lẫn Yellow Belt gọi đây là bước khó nhất. Bước này đòi chủ phòng bỏ thời gian thật, và trao cho nhân viên quyền làm chủ khu của mình. Sổ tay Green Belt còn khuyên dựng một bảng điểm công khai, và phiếu chấm dưới đây chính là bảng điểm đó.
Biểu mẫu mang về dùng: phiếu chấm 5S cho một khu
Sổ tay Yellow Belt có bảng chấm 5S theo năm mức từ L0 tới L4, dựa trên số vấn đề đếm được, với những câu hỏi kiểu “bao nhiêu món không tìm ra trong 30 giây”. Phiếu dưới đây mượn cách chấm đó. Còn câu hỏi và ngưỡng quy đổi là phần tôi gợi ý riêng cho phòng tập.
Người chấm đứng tại khu trong 5 phút và đếm:
- S1 Sàng lọc: bao nhiêu món không dùng trong tuần qua vẫn nằm ở khu này?
- S2 Sắp xếp: bao nhiêu món sai chỗ theo nhãn, hoặc không tìm ra trong 30 giây?
- S3 Sạch sẽ: bao nhiêu chỗ bẩn, rác, hoặc hỏng hóc chưa ghi sổ?
- S4 Săn sóc: bao nhiêu chỗ khác với ảnh chuẩn dán tại khu?
- S5 Sẵn sàng: bao nhiêu việc trong phiếu ca trước chưa làm xong?
| Ngày, ca | Khu | S1 | S2 | S3 | S4 | S5 | Mức của khu | Việc sửa trước ca sau, ai làm |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/10, ca tối | Quầy lễ tân | 2 | 1 | 0 | 1 | 0 | L2 | Dời hai xấp tờ rơi cũ vào thùng thẻ đỏ; lễ tân ca tối |
| 02/10, ca tối | Khu tạ | 0 | 3 | 1 | 0 | 1 | L1 | Trả ba quả tạ đơn về kệ, báo đệm ghế số 2 bị rách; PT trực sàn |
| 02/10, ca tối | Phòng thay đồ | 1 | 0 | 2 | 1 | 0 | L2 | Thay túi rác đầy, lau vệt nước ở khu tắm; tạp vụ ca tối |
Ví dụ minh họa, số liệu giả định. Cách quy đổi: 0 vấn đề là L4, 1 là L3, 2 là L2, 3 tới 4 là L1, từ 5 trở lên là L0. Mức của cả khu lấy theo chữ S có mức thấp nhất.
Càng ít vấn đề, khu càng lên cao
Đếm số vấn đề của từng chữ S rồi đối chiếu bậc dưới đây. Mức của khu lấy theo chữ S thấp nhất.
- L40 vấn đề
- L31 vấn đề, mốc cần giữ
- L22 vấn đề
- L13 tới 4 vấn đề
- L0từ 5 vấn đề trở lên
Ba lỗi hay gặp và cách tránh
Biến 5S thành buổi tổng vệ sinh. Cả đội dọn một sáng Chủ nhật, rồi hai tuần sau mọi thứ quay về như cũ. Buổi dọn nào cũng phải khép lại bằng ảnh chuẩn dán tại chỗ và một dòng trong phiếu chấm, vì 5S là công việc chuẩn chứ không phải một đợt dọn dẹp.
Quản lý tự quyết chỗ đặt đồ một mình. Chỗ quản lý thấy gọn chưa chắc là chỗ PT với tay tới được giữa hai hiệp tập. Do đó, hãy để những người dùng khu đó ở cả ba ca cùng chọn vị trí, rồi mới dán nhãn.
Dùng phiếu chấm để phạt người. Khi phiếu biến thành công cụ bắt lỗi, người ta sẽ sửa phiếu chứ không sửa khu. Sổ tay CMQ/OE cảnh báo: nhân viên mà coi Lean là công cụ cắt người thì họ sẽ không tham gia, và cái lợi có được cũng không giữ nổi. Do đó phiếu chỉ chấm khu, không chấm người.
Đo thế nào là đã có kết quả
- Mức 5S của từng khu theo tuần. Đếm số ca trong tuần mà khu đạt L3 trở lên. Mục tiêu tháng đầu là đạt ở ít nhất một nửa số ca.
- Phép thử 30 giây. Nhờ một nhân viên mới tìm năm món hay cần như dây kháng lực, khóa tủ dự phòng, sổ bảo trì, rồi đếm số món không tìm ra trong 30 giây. Làm phép thử này trước khi bắt đầu và sau bốn tuần.
- Số lần phải rời quầy đi tìm đồ. Mỗi lần rời quầy, lễ tân gạch một vạch. So một tuần trước và một tuần sau khi làm.
- Số hỏng hóc ghi sổ trước khi khách báo. Giai đoạn đầu, con số này tăng lên là tín hiệu tốt.
Bước tiếp theo
Khi ba khu đã giữ được mức L3 vài tuần liền, bạn có sẵn nền để làm Quản lý trực quan, vì sổ tay Green Belt nói quản lý trực quan được dựng trên một môi trường 5S đã làm tốt. Việc lau và kiểm máy mỗi ca dẫn sang bài Bảo trì năng suất toàn diện (TPM) và OEE. Còn danh sách kiểm cuối ca thì nên viết lại cho gọn theo bài Công việc chuẩn. Nếu mới làm quen với Lean, mời bạn đọc lộ trình “Bắt đầu với Lean“.
Nguồn tham khảo
- The Certified Six Sigma Green Belt Handbook, tái bản lần 3, ASQ Quality Press, 2022, Chương 2 Lean Principles in the Organization (mục 5S) và Chương 21 Lean Tools (mục 5S).
- The ASQ Certified Six Sigma Yellow Belt Handbook, Govindarajan Ramu, tái bản lần 2, ASQ Quality Press, 2022, Chương 2 Lean Foundations and Principles (mục 5S và bảng chấm 5S).
- The ASQ Certified Manager of Quality/Organizational Excellence Handbook, Sandra L. Furterer và Douglas C. Wood, tái bản lần 5, ASQ Quality Press, 2021, Chương 14 Process Management (mục 5S và mục công cụ Lean).
