Sáu giờ tối, một hội viên tập xong ra quầy xin khăn thì lễ tân lắc đầu: khăn sạch hết rồi, máy giặt mới chạy mẻ đầu tiên trong ngày. Cùng lúc đó, trong kho có hai mươi thùng nước suối xếp chắn nửa lối đi, vì cuối tháng trước, sau một lần hết nước giữa tuần, quản lý đã đặt dư cho chắc.
Chỗ này thiếu, chỗ kia thừa, mà cả hai chung một gốc: việc đặt hàng và bổ sung đang dựa vào trí nhớ, cảm giác của một người. Người đó bận hay nghỉ phép là kho rối.
Hệ thống kéo và thẻ Kanban giao việc báo thiếu cho chính vật tư. Khăn, nước, dung dịch lau máy tự báo khi cần bổ sung, và ai đứng ca cũng đọc được tín hiệu ấy.
Hệ thống kéo và Kanban là gì
Hệ thống kéo (Pull system) nghĩa là dùng bao nhiêu thì bổ sung bấy nhiêu, dùng lúc nào thì bổ sung lúc đó. Ngược lại là hệ thống đẩy (Push): mua hoặc làm sẵn theo dự đoán rồi đẩy vào kho, dùng hết hay không thì tính sau. Theo sách Green Belt của ASQ bản 2022, hệ kéo là để sẵn vật tư ở chỗ dùng và chỉ bổ sung đúng phần quy trình đã dùng hết, nhờ vậy tồn kho thừa không dồn lên.
Kanban là chữ Nhật. Sách Green Belt giải nghĩa là “bảng hiệu”, “dấu hiệu”, còn sách CMQ/OE của ASQ dịch là “thẻ”. Thẻ Kanban (tín hiệu kéo) là tín hiệu để khâu sau báo cho khâu trước biết mình cần thêm. Theo CMQ/OE, tín hiệu đó không nhất thiết là tấm thẻ, nó có thể là một ô trống, một cái thùng, một ngọn đèn hay một âm thanh. Sách này cũng kể rằng ý tưởng Kanban được cho là nảy ra khi Taiichi Ohno của Toyota đi thăm một siêu thị ở Mỹ: hàng trên kệ vơi tới đâu thì bổ sung tới đó.
Ở phòng tập, cách làm quen thuộc và dễ bắt tay nhất là hệ hai thùng: một thùng đang dùng, một thùng dự phòng ngay phía sau. Thùng thứ nhất hết là tín hiệu đặt thêm, còn thùng thứ hai đỡ trong lúc chờ hàng về.
Hệ thống kéo đánh vào lãng phí nào
- Tồn kho. Theo sách Green Belt, giữ tồn kho thì tốn chi phí cất giữ, ghi sổ, lấy ra, mà những việc đó không thêm chút giá trị nào cho khách. Hai mươi thùng nước chắn lối là tiền nằm chết, chiếm chỗ, có hạn dùng.
- Chờ đợi. Hết khăn thì hội viên chờ, PT chờ, lễ tân phải xin lỗi. Sách cũng chỉ ra: đầu vào tới sớm hơn lúc cần thì gây rối và thành tồn kho, tới trễ thì làm chậm việc và làm khách thất vọng.
- Sản xuất dư thừa. Giặt dồn một mẻ lớn cuối ngày hay in sẵn hàng trăm phiếu cho cả quý đều là làm ra trước khi có người cần.
Về tồn kho có một điểm đáng nhớ: sách ví tồn kho dư như mực nước cao che đá ngầm. Hạ mực nước xuống thì những vấn đề bị che, như nhà cung cấp giao chậm hay máy giặt hay hỏng, mới lộ ra để mà giải quyết.
Sáu bước dựng Kanban cho kho phòng tập
- Liệt kê vật tư tiêu hao và đếm mức dùng thật trong một tuần. Khăn tắm, khăn lau máy, nước suối, dung dịch sát khuẩn, xà phòng, giấy vệ sinh, túi rác. Cuối ca ghi lại lượng đã dùng, đừng ước chừng. Ví dụ minh họa: phòng bạn bán trung bình 30 chai nước mỗi ngày (con số giả định).
- Đặt vật tư ngay ở điểm dùng. Sách Green Belt coi việc để hàng ở ngay chỗ lấy ra dùng được nhanh là một trong những điều giúp hệ kéo chạy tốt hơn. Khăn sạch thì để ở quầy, đừng để trên tầng.
- Tính mức đặt lại bằng một phép tính đơn giản. CMQ/OE đưa ra một phép tính chung cho số Kanban tối thiểu: lấy lượng dùng trong thời gian chờ hàng, cộng tồn an toàn, rồi chia cho số lượng mỗi thùng. Ví dụ minh họa với số giả định: dùng 30 chai mỗi ngày, đại lý giao sau 2 ngày thành 60 chai, cộng tồn an toàn một ngày là 30 chai, tổng 90 chai. Chia cho thùng 24 chai được 3,75, làm tròn lên thành 4 thùng. Nước trong tủ còn 4 thùng là lúc phải đặt hàng.
- Làm tín hiệu nhìn thấy được. Sách Green Belt mô tả cách thể hiện mức tồn bằng ba màu xanh, vàng, đỏ để báo lúc cần bổ sung. Dán vạch vàng trên kệ ở mức đặt lại, vạch đỏ ở mức tồn an toàn. Với khăn, dùng hai thùng ở quầy: thùng thứ nhất hết thì lễ tân gửi thẻ “Giặt 1 mẻ” cho tạp vụ, thùng thứ hai đỡ trong lúc chờ.
- Viết thẻ và chốt người phản ứng. Theo CMQ/OE, thẻ Kanban ghi mã, tên vật tư, số lượng, chỗ lấy khi thùng hết, và chỗ trả thẻ sau khi đã bổ sung. Số thẻ đúng bằng mức cần và được kiểm đếm, thẻ làm to tới mức không nhét vừa túi để không ai vô tình mang về nhà. Sách Green Belt cảnh báo: hàng cạn mà nhân viên kho không bổ sung thì hệ thống vô dụng, do đó thẻ nào cũng phải có tên người đặt.
- Xem lại mức đặt lại mỗi tháng. CMQ/OE nhắc rằng các con số đưa vào phép tính phải được xem lại định kỳ, vì việc kinh doanh luôn thay đổi. Phòng tập đông vào đầu năm và vắng dịp Tết, nên mức đặt lại của tháng Một không dùng được cho tháng Hai.
Hai sơ đồ dưới đây gom lại bước 3 tới bước 5: tồn kho nước suối lên xuống theo ngày ra sao so với mức đặt lại, và thẻ khăn đi một vòng thế nào trong hệ hai thùng.
Nước suối chạm vạch 4 thùng là đặt, hàng về trước khi chạm vạch đỏ
Đường đậm là số thùng trong tủ mát, đọc từ trái sang phải theo ngày. Mỗi lần đường chạm vạch vàng, thẻ Kanban kích hoạt, hai ngày sau hàng về và đường nhảy lên.
Xem dạng bảng
| Thời điểm | Số thùng trong tủ | Chuyện gì xảy ra |
|---|---|---|
| Ngày 0 | 9 | Đầu kỳ |
| Ngày 4 | 4 | Chạm vạch vàng, thẻ kích hoạt, quản lý ca đặt 6 thùng |
| Ngày 6 | 1,5 lên 7,5 | Hàng về sau 2 ngày, lúc tủ vẫn còn trên vạch đỏ |
| Khoảng ngày 8,8 | 4 | Thẻ kích hoạt lần hai |
| Khoảng ngày 10,8 | 1,5 lên 7,5 | Hàng về lần hai |
| Khoảng ngày 13,6 | 4 | Thẻ kích hoạt lần ba |
| Ngày 14 | 3,5 | Đang chờ hàng về |
Hệ hai thùng khăn: thùng rỗng là tín hiệu, thùng kia đỡ trong lúc chờ
Theo một vòng của thẻ “Giặt 1 mẻ”, từ lúc thùng thứ nhất hết tới lúc thẻ về chỗ cố định.
- 1Phát khăn từ thùng 1Thùng 2 đầy 40 khăn nằm ngay phía sau
- 2Thùng 1 hếtLễ tân chuyển sang phát từ thùng 2
- 3Gửi thẻ “Giặt 1 mẻ”Lễ tân ca đưa thẻ cho tạp vụ
- 4Giặt 40 khănTạp vụ giặt, sấy, gấp trong 2 giờ
- 5Trả về quầyThùng đầy thành thùng dự phòng, thẻ về chỗ trả thẻ
Biểu mẫu mang về dùng: bảng thẻ Kanban cho từng loại vật tư
Mỗi vật tư một dòng, in ra dán cạnh kho hoặc chép vào Google Sheet. Ba dòng dưới là ví dụ minh họa, mọi con số là giả định, bạn thay bằng số đếm thật của phòng mình.
| Vật tư | Nơi để | Mức tối thiểu (đặt lại khi chạm) | Lượng đặt lại mỗi lần | Người đặt | Nhà cung cấp | Thời gian giao |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Khăn tắm sạch | Hai thùng ở quầy lễ tân, mỗi thùng 40 khăn | Hết thùng thứ nhất | Một mẻ giặt 40 khăn | Lễ tân ca | Tạp vụ, giặt tại chỗ | 2 giờ |
| Nước suối 500 ml | Tủ mát cạnh quầy, vạch vàng ở tầng hai | 4 thùng 24 chai | 6 thùng | Quản lý ca | Đại lý nước | 2 ngày |
| Dung dịch lau máy | Kệ cạnh khu máy chạy bộ | 2 can | 4 can | Tạp vụ ca sáng | Nhà cung cấp hóa chất | 3 ngày |
Ba lỗi hay gặp và cách tránh
Đặt mức tối thiểu theo cảm tính rồi không xem lại. Mức đặt ra từ tháng đông khách sẽ làm kho ứ vào tháng vắng, và ngược lại. Hãy đặt mức dựa trên số đếm thật trong một tuần, rồi ghi lịch xem lại vào ngày đầu mỗi tháng.
Có thẻ mà không ai phản ứng. Thẻ “Giặt 1 mẻ” nằm trên quầy cả buổi vì tạp vụ không biết nó ở đó, hoặc thẻ lọt vào túi áo ai đó rồi biến mất. Hãy quy định một chỗ trả thẻ cố định, đếm số thẻ mỗi tuần, và coi thẻ là cách đỡ nhân viên khỏi phải nhớ, chứ không phải thêm một cớ để trách người.
Ham giá sỉ mà nhập lô lớn. Mua hai mươi thùng nước để được giảm giá nghe thì có lời, nhưng tiền nằm chết trong kho, lối đi bị chắn, hàng gần hết hạn lại phải bán tháo. CMQ/OE ghi nhận Kanban hay vướng với những chỉ số tài chính vốn thưởng cho việc làm ra càng nhiều càng tốt. Hãy tính cả chi phí giữ hàng trước khi nhận mức giá sỉ.
Đo thế nào là đã có kết quả
- Số lần hết hàng tại điểm dùng mỗi tháng. Mỗi lần khách hỏi khăn, nước mà không có, lễ tân ghi vào sổ kèm ngày giờ. Mục tiêu là về không.
- Lượng tồn cuối tuần của từng vật tư. Đếm vào cùng một giờ mỗi Chủ nhật, rồi so với tuần trước khi làm Kanban.
- Số lần đặt hàng gấp ngoài kế hoạch. Mỗi cuộc gọi đặt gấp cho đại lý là một lần tín hiệu không được đọc kịp, khi đó cần xem lại mức đặt lại hoặc người phản ứng.
Bước tiếp theo
Kanban chạy tốt khi vật tư đã có chỗ cố định, do đó nếu kho còn lộn xộn, bạn hãy làm theo bài 5S cho phòng tập trước. Vạch màu và thẻ ở đây là một dạng tín hiệu, nên bài Quản lý trực quan sẽ giúp bạn làm cho chúng dễ thấy và có người phản ứng, còn bài Sơ đồ chuỗi giá trị (VSM) cho thấy vật tư đang nằm chờ ở khâu nào trong cả chuỗi. Nếu mới làm quen với Lean, bạn hãy đọc lộ trình Bắt đầu với Lean để chọn công cụ nào làm trước.
Nguồn tham khảo
- The Certified Six Sigma Green Belt Handbook, tái bản lần 3, ASQ Quality Press, 2022, Chương 2 Lean Principles in the Organization (lãng phí tồn kho, chờ đợi, sản xuất dư thừa), Chương 21 Lean Tools (mục Pull systems, Kanban) và Chương 24 Total Productive Maintenance (thẻ Kanban và mức tồn ba màu trong phần quản lý trực quan).
- The ASQ Certified Manager of Quality/Organizational Excellence Handbook, Sandra L. Furterer và Douglas C. Wood, tái bản lần 5, ASQ Quality Press, 2021, Chương 14 Process Management (mục Just-in-time và Kanban).
- The ASQ Certified Quality Process Analyst Handbook, Sandra L. Furterer, tái bản lần 3, ASQ Quality Press, 2013, Chương 8 (mục hệ kéo, Kanban).
